Privacyverklaring GewoonEAZY Kleinbedrijf BV(2021)

Inhoudsopgave

  1. Inleiding GewoonEAZY Kleinbedrijf BV Privacy Statement
  2. Categorieën persoonsgegevens
  3. Grondslag en doel gegevensverwerking
  4. Periode van opslag
  5. Ontvangers van persoonsgegevens
  6. Beveiliging
  7. Rechten met betrekking tot persoonsgegevens
    • Recht op inzage (artikel 15 AVG)
    • Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)
    • Recht op overdracht van gegevens (artikel 20 AVG)
    • Recht op het wissen van gegevens (artikel 17 AVG)
    • Recht op het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens
    • Recht op stop van gegevensverbruik, bezwaar (artikel 21 AVG)
  1. Plichten

 

  1. Inleiding GewoonEAZY Kleinbedrijf BV Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van GewoonEAZY Kleinbedrijf BV(hierna te noemen GE). Deze privacyverklaring is van toepassing op alle privacygevoelige informatie of persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer u een mail aan ons stuurt. Wij leggen uit hoe wij uw gegevens opslaan, hoelang deze bewaard blijven en wat precies het doel van de gegevens- verwerking is. Daarnaast geven we u duidelijk inzicht in hoe u gebruik kunt maken van uw rechten met betrekking tot gegevensverwerking.

Omdat we in verschillende situaties persoonsgegevens verwerken (of laten verwerken), hebben we gekozen voor een uitgebreide privacyverklaring. Vaak zijn er namelijk situaties waarin GE  uw persoonsgegevens dient te verzamelen en te verwerken/gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan het verzenden van facturen. Het is belangrijk dat u weet wat er met uw persoonsgegevens gebeurt en hoe u uw wensen met betrekking tot de omgang met uw persoonsgegevens aan ons kunt laten weten.

GE  zal persoonlijke informatie op een veilige manier gebruiken en verwerken. Alle artikelen in deze privacyverklaring zijn in overeenstemming met de geldende AVG wetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Deze Europese privacywetgeving is sinds 25 mei 2018 van toepassing in Nederland.

Heeft u het idee dat er niet op correcte wijze wordt omgegaan met uw persoonsgegevens?

Neem dan direct contact met ons op.

info@gewooneazy.nl
GewoonEAZY Kleinbedrijf BV
KvK Nr. 82456674

 

 

  1. Categorieën persoonsgegevens

Voor ons is het noodzakelijk bepaalde persoonsgegevens op te vragen om onze klanten zo goed mogelijk te kunnen helpen. Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon. De persoonsgegevens die wij normaliter opvragen zijn:

  • Voornaam en achternaam;
  • (Persoonlijk) e-mailadres (let op: de AVG schaart ook bepaalde bedrijfsmailadressen onder persoonsgegevens. Denk aan het e-mailadres jan.jansen@company.com).

Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden verstrekt, of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze worden opgegeven voor verwerking door GE .

  1. Grondslag en doel voor gegevensverwerking

Op grond van de AVG wetgeving zijn wij verplicht een rechtmatige grondslag te hebben voor verwerking van uw persoonsgegevens. Artikel 6 lid 1 sub a, sub b en sub c van de AVG zijn van toepassing: de verwerking van uw persoonsgegevens wordt gedaan op basis van uw toestemming, omdat het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en GE  of omdat het noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Op het moment dat u de door gevraagde gegevens verstrekt aan GE , wordt het verstrekken van de gegevens gezien als toestemming, voor het laten verwerken van de gegevens.

Artikel 13 lid 1 sub c van de AVG schrijft  voor om duidelijk aan te geven voor welke ‘verwerkingsdoeleinden’ de persoonsgegevens bestemd zijn. Hieronder volgt daarom een overzicht met verschillende verwerkingsdoeleinden, ofwel het doel waarom persoonsgegevens worden verzameld.

  1. Contact opnemen

Heeft u een mail gestuurd naar info@gewooneazy.nl? Of heeft u telefonisch dan wel via social media gegevens achtergelaten? Dan worden deze gegevens bewaard door GE .

  1. Uitvoeren dienst

Wanneer er wordt overgegaan op het uitvoeren van een dienst, heeft GE  bepaalde gegevens nodig. Buiten de gebruikelijke NAW-gegevens maakt GE  gebruik van bepaalde financiële data. Voor ieder soort gegevens die GE  nodig heeft van u wordt toestemming gevraagd voor de verwerking. Daarbij is het voor GE  noodzakelijk om de gevraagde gegevens te verwerken voor het verlenen van de afgesproken dienst. Zonder deze gegevens is GE  dus niet in staat om de dienst ordentelijk uit te voeren.

  1. Het verzenden en bewaren van facturen

GE  bewaart gegevens die zijn opgegeven in verband met de facturering. Dit geldt zowel voor verzonden als ontvangen facturen. De meeste facturen zijn voorzien van persoonsgegevens, zoals de aanhef. Tevens kan het zijn dat een factuur ontvangen/verzonden wordt aan een bedrijfse-mailadres met een naam erin. Daarnaast is het mogelijk dat persoonlijke adresgegevens worden vermeld op de factuur. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn, wanneer iemand een kantoor aan huis heeft.

In alle gevallen voldoet GE  aan de wettelijke verplichtingen voor administratie en belastingen.

  1. Offertes

Voor het opstellen en versturen van offertes gebruikt GE  de benodigde persoonsgegevens. Dit zijn onder andere naam (voornaam en achternaam) en mailadres. Eveneens kunnen dit ander soortige gegevens bevatten afhankelijk van de af te nemen dienst.

  1. Het verzenden van betalingsherinneringen

Indien het noodzakelijk blijkt te zijn om een betalingsherinnering te versturen, zal er gebruik worden gemaakt van de nodige persoonsgegevens. Doorgaans wordt hier gebruik gemaakt van dezelfde persoonsgegevens als voor het verzenden van offertes en facturen. Dit zijn in ieder geval NAW-gegevens.

  1. Boekhouding

GE  maakt gebruik van een externe accountant.

 

  1. Periode van opslag

 Hierboven hebben wij aangegeven voor welke verwerkingsdoeleinden wij uw persoonsgegevens gebruiken. Volgens artikel 13 lid 2 sub a van de AVG moeten wij vervolgens aangeven wat de opslagperiode van persoonsgegevens is. Daarbij is het goed om te realiseren dat alle gegevens in ieder geval bewaard blijven voor de periode dat er werkzaamheden worden verricht, of de periode dat er redelijkerwijs vanuit mag worden gegaan dat gegevens nodig zijn. Elk laatste contactmoment tussen u en GE  geldt als een nieuw begin van de bewaringstermijn.

Let op! Het is mogelijk dat gegevens die opgegeven en verwerkt zijn voor een bepaald doeleinde, overgaan in een ander doeleinde. Hierdoor begint er een nieuw bewaringstermijn. De termijn dat in dit geval wordt aangehouden is de termijn bedoeld voor de desbetreffende doeleind. Bijvoorbeeld wanneer gegevens verstrekt worden via social media of mail en er uiteindelijk overgegaan wordt naar een dienst. Wanneer er gebruik gemaakt wordt van dezelfde gegevens zal de bewaringstermijn van deze gegevens overlopen naar die van het volgende doeleinde.

Toelichting:

  1. Contact opnemen

Indien de aard van het contactverzoek noopt tot het langer bewaren van gegevens (denk aan een offerte aanvraag of andersoortige verkoopkans), bewaren wij deze voor een termijn van 5 jaar. De opgegeven gegevens worden na het verstrijken van dit termijn verwijderd. De termijn begint vanaf het moment dat het laatste contact heeft plaatsgevonden.

  1. Uitvoeren dienst

Gegevens welke zijn verstrekt voor het uitvoeren van onze diensten worden na het voltooien van de dienst en het verzenden dan wel ontvangst van de (laatste) betaling, bewaard voor een periode van maximaal 5 jaar. Het begin van de termijn is daarmee het moment dat de (laatste) factuur voor de verrichtte diensten voldaan is. Voor de bewaringstermijn opgegeven in verband met de dienst, welke tevens gebruikt worden voor administratieve doeleinden, zie punt 4.3, 4.4 en 4.5 van deze privacyverklaring.

  1. Het verzenden van facturen

Volgens de wet zijn wij verplicht om facturen (en andere administratie) te bewaren. De Belastingdienst dient immers de mogelijkheid te hebben om ons te controleren. Volgens de eisen van de Belastingdienst, moeten wij onze facturen in ieder geval 7 jaar bewaren. Wij conformeren ons in alle gevallen aan deze eisen. Na het verstrijken van deze termijn, bewaren wij uw persoonsgegevens voor een periode van maximaal 5 jaar.

  1. Het verzenden van betalingsherinneringen

Indien u geen klant meer bent bij GE , verwijderen wij uw gegevens binnen 5 jaar nadat de wettelijke termijn van 7 jaar is verlopen.

  1. Offertes

Offertes worden verwijderd na een termijn van 5 jaar. De termijn begint te lopen vanaf het moment dat een offerte wordt geweigerd of overgaat in een concrete overeenkomst tussen partijen.

  1. Social media

Gegevens die aan ons verstrekt zijn via social media, worden voor een termijn van 5 jaar bewaard, vanaf het laatste contactmoment.

  1. Ontvangers van persoonsgegevens

GE  deelt in sommige gevallen persoonsgegevens met derde partijen: dit gebeurt enkel wanneer dit strikt noodzakelijk is. In alle gevallen zal GE  zich als verwerkingsverantwoordelijke conformeren aan de AVG wetgeving, specifiek artikel 28 e.v. AVG.

Om de beste service te garanderen vanuit GE , werken wij samen met bepaalde externe partijen. Denk hierbij aan partijen die onze financiële zaken regelen. Hieronder bieden wij u een overzicht van externe partijen die persoonsgegevens van u ontvangen.

  1. Accountant/boekhouder

Voor onze boekhouding maken wij gebruik van de diensten van een externe accountant.

  1. Derde partijen voor het verrichten van diensten

In uitzonderlijke gevallen kan het voorkomen dat werkzaamheden aan een derde partij worden uitbesteed. Dit wordt alleen gedaan indien u hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven.

  1. Belastingdienst/overheidsinstanties

Om te voldoen aan onze belastingplicht en/of enig ander wettelijk voorschrift delen wij de benodigde persoonsgegevens met de Belastingdienst en andere overheidsinstanties, indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Cookies

Wilt u weten welke cookies GE  plaatst? Raadpleeg dan onze cookieverklaring.

  1. Beveiliging

Persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de daartoe bevoegde personen. Deze persoonsgegevens zijn beveiligd met een wachtwoord.

De Apparaten waarmee uw gegevens zijn geopend, zijn ook vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdrukscan en/of gezichtsherkenning. Hierbij gaat het vanzelfsprekend om de noodzakelijke apparaten, zoals computers, laptops en mobiele telefoons.

Ook wordt uw bezoek aan de website GE .nl beveiligd door ‘’https’’ beveiliging. Dit betekent dat u verbinding met GE  privé is. Hiermee zorgen we ervoor dat uw persoonsgegevens tijdens websitebezoek veilig blijven.

Volledigheidshalve, meer informatie over online beveiliging waar GE  gebruik van maakt:

GE  verstuurt uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslot in de adresbalk.

Documenten worden niet op fysieke wijze bewaard door GE . In het uitzonderlijke geval dat er gebruik wordt gemaakt van fysieke documenten, worden deze vernietigd op het moment dat de fysieke documenten niet meer nodig blijken te zijn. In geen geval is dit langer dan het voltooien van de dienst, waarvoor ze bedoeld zijn.

  1. Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

Hieronder geven we u een overzicht van de rechten die u hebt met betrekking tot uw persoonsgegevens en ons gebruik hiervan. Hoewel we bij GE  op minimale wijze persoonsgegevens verzamelen en verwerken, vinden wij het belangrijk u toch te wijzen op de rechten die u in het kader van de AVG hebt.

  1. Recht op inzage (artikel 15 AVG)

Te allen tijde heeft u het recht uw gegevens op te vragen, die bij GE  zijn vastgelegd en bewaard. Dit kan middels het sturen van een e-mail of via telefonisch contact. U krijgt dan een duidelijk overzicht van uw gegevens.

  1. Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)

Kloppen uw gegevens (die wij in bewaring hebben) niet meer of zijn deze veranderd? Dan heeft u het recht om dit te laten rectificeren door GE .

  1. Recht op overdracht van gegevens (artikel 20 AVG)

Volgens de AVG heeft u het recht, indien redelijk en mogelijk, GE  te verzoeken gegevens over te dragen aan een andere partij.

  1. Recht op het wissen van gegevens (artikel 17 AVG)

U hebt in bepaalde gevallen het recht om GE  te vragen gegevens te vernietigen. Dit kunt u doen met een beroep op het recht op vergetelheid. In de volgende situaties moet GE  uw persoonsgegevens vernietigen:

  • GE heeft uw gegevens niet meer nodig voor doelen waar GE  de gegevens voor verzameld heeft.
  • U hebt uitdrukkelijk toestemming gegeven aan GE om gebruik te maken van gegevens, maar trekt deze nu in.
  • U maakt bezwaar tegen verwerking van gegevens. U hebt een absoluut recht om bezwaar te maken tegen direct marketing. Zijn uw belangen groter dan de belangen van GE met betrekking tot verwerking van uw gegevens? Dan heeft u een relatief recht van bezwaar. Dat betekent dat wissen niet direct hoeft te geschieden, maar pas wanneer is vastgesteld dat uw belang zwaarder weegt.
  • Wanneer GE uw gegevens onrechtmatig zou verwerken, heeft u direct de mogelijkheid te vragen de gegevens te wissen. Dit kan bijvoorbeeld wanneer er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • Wanneer GE een wettelijke bewaartermijn heeft overschreden, is GE  verplicht om uw gegevens te wissen.
  • Wanneer u als betrokkene jonger dan 16 bent en GE heeft uw gegevens verzameld, dan kunt u vragen aan GE  de gegevens direct te wissen.

Er zijn uitzonderingen op het recht op vergetelheid uit de AVG. Zie voor meer informatie de volgende pagina.

  • Recht op het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als u vindt dat GE  niet op de juiste wijze met uw persoonsgegevens is omgegaan. Dat kan via deze link. De Autoriteit Persoonsgegevens handelt deze klacht dan af.

  • Recht op stop van gegevensverbruik, bezwaar (artikel 21 AVG):

U heeft altijd het recht bezwaar te maken tegen gegevensgebruik. Zeker in het geval van ‘direct marketing’.

Gebruik maken van bovenstaande rechten?

Een mail aan info@GE .nl is in de meeste gevallen al genoeg om gebruik te maken van uw rechten. Twijfelen wij eraan of u bent wie u zegt dat u bent? Dan kunnen we u verzoeken een kopie van uw identiteitsbewijs aan te leveren. Hierbij vragen we u altijd om een kopie van het identiteitsbewijs, zoals dit is voorgeschreven door de Rijksoverheid. Echter zal in de meeste gevallen een minder ingrijpende wijze van identiteitsachterhaling voldoende zijn.

  1. Plichten

GE  verwerkt uw persoonsgegevens, zoals aangegeven, op grond van een gerechtvaardigd belang. Uw persoonsgegevens zullen nooit verkocht worden aan een derde.

De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimaal benodigde persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van diensten. Wanneer u deze verplichte gegevens niet aan ons levert, kan GE  de diensten niet ordentelijk aanbieden en/of uitvoeren.

Indien het noodzakelijk is uw gegevens te delen met andere partijen dan de hierboven genoemde partijen, zal daar uiteraard eerst uw toestemming voor worden gevraagd door wijziging van onze privacyverklaring.

GE  behoudt zich het recht gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk vereist is, of wanneer GE  dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek of proces. Tevens wanneer het gaat om eigendom of het beschermen van GE . Hierbij trachten wij uw recht op privacy zoveel als mogelijk te respecteren.

Hebt u nog vragen over onze privacyverklaring? Neem dan gerust contact op via de onderstaande gegevens.

info@gewooneazy.nl
GewoonEAZY Kleinbedrijf BV
KvK Nr. 82456674

 

 

 

 

 

Versie 2021